Nazwa Twojej firmy czy też Biura Rachunkowego to jedna ze składowych ich sukcesu. Dobra nazwa wywołuje pozytywne skojarzenia i emocje wśród Twoich odbiorców oraz pomaga w zdobywaniu zasięgu. Mimo, że sukces można osiągnąć i bez niej, wybierając właściwie, dużo łatwiej budować kolejne elementy skutecznej identyfikacji i komunikacji z Klientami.

Jak można się domyśleć nie ma jednego, trafnego schematu, który pozwoli stworzyć najlepszą nazwę firmy. Wiele zależeć będzie od historii i doświadczenia jej właścicieli, szczegółowego profilu działalności czy lokalnych uwarunkowań. Warto natomiast korzystać z kilku prostych wytycznych, dzięki którym nie popełnimy podstawowych błędów.

Unikaj schematów

Wiele przykładów pokazuje, że pójście po linii najmniejszego oporu zwyczajnie się nie sprawdza. Stosowanie schematów sprawia, że nie wyróżnisz się wtedy spośród wielu innych biur dlatego warto zadbać o pewne nieszablonowe wyróżniki.

Z całą pewnością nie należy stosować jednak elementów takich jak:

• Imię i nazwisko (chyba, że masz już wyrobioną własną markę – wtedy może to pomóc).
• Końcówka „x” – czasy nazw takich jak vatx, podatex czy rachx już dawno minęły.
• ”Pol” na początku lub końcu nazwy – w niektórych branżach może to mieć sens jednak rachunkowość wymaga obecnie wyższych standardów.

Zaproponuj coś świeżego i unikalnego – nazwa nie musi być bezpośrednio powiązana z Twoim profilem działalności. Jak pokazują przykłady sieci takich jak Żabka czy Biedronka, dzięki odpowiednim działaniom marketingowym można stworzyć bardzo rozpoznawalną markę bez informowania o sprzedaży produktów spożywczych.

Czy nazwa musi być anglojęzyczna?

W przypadku księgowości można tę koncepcję całkowicie pominąć zwłaszcza jeżeli zamierzasz działać jedynie na terenie Polski. Inaczej sprawa ma się w przypadku obsługi obcokrajowców czy ekspansji za rynki zagraniczne. W tej sytuacji neutralnie brzmiąca, obcojęzyczna nazwa może pomóc w przyciąganiu perspektywicznych Klientów. Przed jej wyborem warto sprawdzić znaczenie słów również w innych językach – nie ma bowiem sensu powtarzać przypadku marki Osram.

Sprawdź czy domena jest wolna

Po wyłonieniu najlepszych typów dla nazwy ważnym krokiem jest sprawdzenie dostępności domeny www. Może okazać się, że domena jest zajęta i pozostaną Ci tylko końcówki “.com.pl” , “.info” lub inne, które nie wyglądają atrakcyjnie. Jeśli myślisz o biznesie tylko na skalę ogólnopolską, najlepszym wyborem jest oczywiście “.pl”. Zwróć uwagę aby w nazwie domeny również nie występowały polskie znaki. Dyktowanie trudnej nazwy przez telefon może Ci przysporzyć sporo kłopotów.

Nie konkuruj tylko ceną

Wiadomym jest, że Klient, który patrzy na cenę oczywiście wybierze najtańszą ofertę nawet jeśli firma będzie miała najgorszą nazwę na świecie. Rynek zmienia się i wraz z nim ewoluują zapotrzebowania. Coraz więcej Klientów patrzy również na inne aspekty niż tylko cena. Jeśli zamierzasz konkurować z innymi np. szerokim zakresem usług czy wzorową obsługa partnerów, nazwa staje się wtedy bardzo istotna. Pamiętaj, że dobra nazwa redukuje dodatkowo koszty związane z promocją naszego biura.

Dość trudnym i bolesnym tematem jest odchodzący z biura rachunkowego pracownik zakładający własne biuro lub zabierający klienta naszego biura “ze sobą” do nowego miejsca pracy. Okazuje się bowiem, że nasze firmy-klienci są bardziej przywiązani do ludzi niż do naszej firmy. Szczególnie jeśli obsługiwani są przez nich całymi latami. Czy mamy jakieś sposoby aby zapobiec temu zjawisku?

Jest kilka metod, które możemy zastosować aby ograniczyć zakres strat z tego procederu.

Po pierwsze możemy z pracownikiem podpisać umowę o zakazie konkurencji. Niestety po ustaniu pracy za taką umowę trzeba płacić zgodnie z zapisami z Kodeksu Pracy, ale może się to okazać bardzo skuteczne. Nasz klient przecież nie będzie czekał miesiącami na rozliczenie podatków aż ustanie nasza umowa z pracownikiem.

Po drugie można w umowie z klientem zastrzec warunek (pod groźbą kary umownej), że po rozwiązaniu tej umowy nie może on zawrzeć kolejnej z firmą prowadzoną przez naszego obecnego pracownika lub z biurem, które go zatrudni (w momencie gdy odejdzie od nas). Z reguły klient nie będzie miał nic przeciwko takiej klauzuli w chwili podpisywania umowy bo nie ma wobec nas złych zamiarów. Nie po to przecież podpisuje umowę aby zaraz odchodzić.

Po trzecie nasze biuro jako organizacja może mieć taką markę i unikalne sposoby działania, które nawet naszemu pracownikowi będzie trudno skopiować. Często, aby skopiować nie wystarczy mieć know-how, trzeba by fizycznie skopiować wzorce umów, zestawień, szablony maili a takie czynności są karalne i dość łatwo będzie wykazać, że pracownik je “wykradł”. Muszą one być jednak nasze, wypracowane a nie skopiowane z pierwszej strony, która się wyświetla w Google.

Podałem kilka sposobów, z którymi miałem do czynienia w naszej praktyce. Może jednak macie własne nawet bardziej skuteczne? Podzielcie się proszę nimi w komentarzach.

Szczególnie początkujący przedsiębiorcy zakładający działalność mają ten ból głowy. Jak opisać moją firmę, która ani nie ma wielu klientów ani specjalnych doświadczeń? Jednak zaprawieni w boju często są autorami opisów w stylu “znamy się na wszystkim i odnosimy liczne sukcesy”. O czym zatem i jak warto pisać?

Pisz szczerze

Jeśli znasz się świetnie na księgowości spółek z o.o. nie pisz, że jesteś księgowym od wszystkiego. Prawda szybko wychodzi na jaw czy to w komentarzach, czy na forach. W mediach społecznościowych ktoś ci to szybko wypomni, że minąłeś się z prawdą. Po co zatem ryzykować? Przedsiębiorcy to ludzie utalentowani i często posiadający liczne kompetencje, także z poprzednich miejsc pracy i na tym się skup. Szczególnie ważne są specjalizacje. Jeśli masz w swoim księgowym portfolio nawet 2-3 firmy z tej samej branży – warto o tym napisać. Tekst typu: “Szczególnie znamy się na księgowości piekarni oraz hurtowni spożywczych” niewątpliwie przyciągnie przedsiębiorców z tego właśnie obszaru znających specyfikę swojej branży.

Pisz na luzie

Kto z nas lubi czytać drętwe teksty? O sprawach poważnych można pisać lekko i bez zadęcia. Warto opisać to wszystko co ma wpływ na jakość naszych usług księgowych, a nawet … nieco więcej. Nie zaszkodzą dwa-trzy zdania na temat rodziny czy pasji w stylu: “Szczęśliwa żona i matka dwójki nastolatków. Uwielbia spotkania z koleżankami i wspólne gotowanie. Pasjami gra z rodziną w scrabble.” O wiele lepiej współpracuje się przecież z człowiekiem niż z tylko z księgową.

Pisz o sukcesach

To jest coś czego nikt nie uczy, a społecznie jest wręcz niemile widziane: “Samochwała w kącie stała”. Od innych narodów jednak możemy nauczyć się jak pisać o sukcesach. W księgowości także jest wiele spraw, którymi warto się pochwalić. Na przykład: “W 2017 roku w naszym biurze przeprowadzono 17 kontroli skarbowych w 15 różnych firmach. Nasi klienci-przedsiębiorcy nie zapłacili z tego tytułu żadnych kar, gdyż nie wykryto żadnych dużych nieprawidłowości. Jedynie w kilku przypadkach należało zapłacić drobne zaległości wraz z niewielkimi odsetkami.”. Dlaczego przy okazji sukcesów piszemy jednak o zaległościach i drobnych należnościach dla budżetu? Wystarczy spojrzeć na reklamy środków do czyszczenia. Która z nich pokazuje idealny blat czy lustro? Żadna, zawsze jedna-dwie bakterie zostają. Nikt nie uwierzy, że jakikolwiek środek usuwa wszystko albo, że księgowa nigdy się nie myli. To brzmi niewiarygodnie.

Nie publikuj od razu

Wielu z nas jest zakochanych we własnej twórczości. I niech tak zostanie, ale poprawki są zawsze niezbędne. Poproś kogoś z rodziny, pracowników lub nawet czasami Twoich klientów-przedsiębiorców o recenzję opisu Twojego biura. Wniosą na pewno cenne wskazówki, które warto wziąć pod uwagę. Po korekcie możesz już spokojnie publikować.

Nic nie jest wieczne

Każdy opis się starzeje. Jedne szybciej a inne później. Warto zatem przynajmniej raz w roku sprawdzić co o sobie napisaliśmy rok temu. Często z lekkim wyrazem dezaprobaty będziemy mieli ochotę tekst poprawić czy uzupełnić. To pozytywny obraz postępu jaki zrobiliśmy przez ten rok.

Sprawdź, co wie o tobie wujaszek Google

Jeden z przedsiębiorców miał niedawno do mnie pretensje, że uważałem jego firmę za zamkniętą. No cóż: strona firmy wyświetlała białą planszę, a w Google widniał napis “Zamknięta na stałe”. Do tego opublikowany obok nazwy firmy numer telefonu odpowiadał wdzięcznym “nie ma takiego numeru”. Czasami ważniejsze jest co mówi o Tobie wujaszek Google niż to co mówią pozostali.

Jesteśmy pewni, że te kilka naszych spostrzeżeń przyczyni się do tego, że opis Twojego biura rachunkowego będzie nie tylko świetną reklamą jego usług, ale także przykładem dla innych z branży. I tego Tobie życzymy!

Wiele osób poszukuje usług księgowych – zarówno tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność jak i doświadczonych przedsiębiorców. W przypadku nowych firm szczególnie istotna staje się możliwość wykorzystania nowoczesnych technologii w kontaktach z biurem rachunkowym. Silna konkurencja między biurami sprawia z kolei, że nawet podmioty długo obecne na rynku mogą zyskać na zmianie obsługującego je aktualnie księgowego.

Każde działania optymalizacyjne należy zacząć od możliwie precyzyjnego określenia swoich oczekiwań. Warto zadać sobie pytania „dlaczego szukam biura rachunkowego innego niż dotychczas?”, „jakie efekty chcę osiągnąć?” czy „jakie elementy oferty są dla mnie najważniejsze”. Mając przygotowane takie wytyczne łatwiej będzie znaleźć najlepszą dla nas ofertę oraz kontaktować się z biurem. Inne cele będą przyświecać mniejszym firmom i start-upom niż większym przedsiębiorstwom o ugruntowanej marce. Nawet jeżeli ostatecznie nie zdecydujemy się na zmianę, poznanie aktualnych trendów i standardów na rynku może nam pomóc w codziennych obowiązkach oraz poprawić pozycję negocjacyjną w przypadku np. zwiększenia skali działalności.

Rynek biur rachunkowych jest niezwykle zróżnicowany. Są na nim obecne zarówno prężnie rozwijające się, duże podmioty, które chętnie korzystają z najnowszych rozwiązań jak i bardziej tradycyjne przedsiębiorstwa, które cechuje bezpośredni kontakt z klientami. Lokalnie działające firmy mogą bez najmniejszych problemów korzystać ze znajdujących się w ich okolicy biur. Nowo-powstałe sklepy internetowe chętniej z kolei wybiorą technologie pozwalające im rozliczać się w pełni elektronicznie. Dodatkowo dzięki internetowym katalogom i platformom łatwo przeglądać oferty wielu różnych biur jednocześnie, co zwiększa szansę na znalezienie usług dokładnie dopasowanych do potrzeb.

Poczta pantoflowa i polecenia to nadal bardzo popularny sposób wyboru księgowego. Dzięki temu mamy większe prawdopodobieństwo trafienia na ofertę, które spełni nasze oczekiwania. Warto jednak rozszerzyć zakres poszukiwań i np. sprawdzić stronę internetową biura rachunkowego czy inne opinie w sieci. Kilka dodatkowych minut przeznaczonych na zdobycie i porównanie informacji może uratować przed późniejszym rozczarowaniem. Dobrze jest pamiętać również, że nie zawsze najniższa cena powinna być ostatecznym kryterium. W obecnych czasach najwyższa jakość usług księgowych może nas uchronić przed masą problemów.

Każde poszukiwania to jednak konieczność poświecenia czasu na pozyskanie potrzebnych informacji i porównanie ofert. Jeżeli chcesz znacznie ułatwić sobie ten proces, skorzystaj z dostępnych na naszej stronie formularza i wyszukiwarki. Wypełniając krótki formularz, otrzymasz na maila optymalne oferty dostosowane do określonych przez Ciebie wymagań. Możesz również przeglądać dostępne biura samodzielnie i skontaktować się z nimi bezpośrednio. Wszystkie biura rachunkowe w serwisie KsięgowyNaStart zostały przez nas zweryfikowane.

Nawet w niewielkim biurze rachunkowym efektywność przekłada się na większą liczbę obsługiwanych firm czy na jakość obsługi. Więcej firm to większe przychody, a często i zyski. Lepsza jakość obsługi pozwala na uzyskanie wyższych marż poprzez wyższe ceny usług. Na rynku biur rachunkowych za tę samą usługę można zapłacić nawet trzykrotnie więcej niż w najtańszym biurze. Oczywiście niekoniecznie to najtańsze jest najgorsze, a najdroższe biuro najlepsze. Jednak ogólnie poziom ceny odzwierciedla jakość obsługi. Na jakość składa się także postrzeganie biura czyli marka. Jeśli biuro działa efektywnie mamy więcej czasu na spotkania i rozmowy czyli na doradztwo podatkowe czy nawet gospodarcze. Znajdujemy także czas na rozmowy z przedsiębiorcami, które prowadzą do rozwoju naszej oferty. W biurze, w którym wszystko jest realizowane “za pięć dwunasta” nie ma nawet czasu aby pomyśleć o możliwości rozmowy.

Gdzie możemy szukać tej osławionej efektywności?

Pierwszy obszar to wszystkie te czynności, które są powtarzalne. W biurze rachunkowym jest ich bardzo dużo: zbieranie dokumentów, analiza, wprowadzanie, weryfikacja, wysyłka do MF. W każdym z tych obszarów jest możliwość zrobienia postępów. Starsi księgowi pamiętają pewnie jeszcze nadrukowywanie danych na wzorach deklaracji podatkowych, ich sortowanie i wysyłkę w kopertach do US. Ten proces też można było usprawnić, ale wygrali Ci, którzy szybko przesiedli się na eDeklaracje. Czynnością, która zabiera bardzo dużo czasu jest wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Ten obszar również można usprawniać i automatyzować. Jedni idą w kierunku skanowania dokumentów, inni promują przyjazne fakturowanie i księgowanie. Nawet jeśli dokumenty nie będą już przepisywane (przeklepywane) trzeba je zaksięgować, a do tego przydają się szablony (schematy) księgowania lub automaty księgowe. Te ostatnie bazują na statystykach oraz elementach sztucznej inteligencji.

Drugim istotnym obszarem jest kontakt z przedsiębiorcami czyli osławiona obsługa klienta. Obsługa czyli wszystko to co dzieje się na styku biuro-przedsiębiorca. Weźmy na przykład obsługę pracowników i ich rozliczanie (płace, nieobecności, chorobowe, urlopy etc.). Można standardowo czyli przedsiębiorca ma papierowe wnioski urlopowe, które zbiera “Pani Basia” a zatwierdza szef. Na koniec wszystko trafia- a jakże- na papierze do biura! Można też wybrać rozwiązanie (a prawo na to pozwala), że to biuro rachunkowe oferuje przedsiębiorcy system informatyczny, w którym jego pracownicy składają wnioski, rejestrują choroby i … mają wszystkie dane pod ręką (na przykład wymiar urlopu). Przedsiębiorca takie biuro ceni i jest z nim jeszcze bardziej związany. Z kolei biuro zamiast przepisywać dane o pracownikach importuje je do swojego programu rozliczającego pracowników. Korzyści są obustronne a efektywność rośnie.

Każdy kto rozpoczyna przygodę z samodzielnym prowadzeniem biura rachunkowego, staje przez wieloma wyzwaniami jednym z nich jest pozyskanie klienta. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy jesteśmy nowymi uczestnikami rynku a nasza konkurencja nie daje za wygraną. Jakie działania powinniśmy podjąć, aby zwiększyć swoje szanse i zdobyć potencjalnych klientów?

Identyfikacja grupy docelowej

Jeśli już wiesz jaki rodzaj usług będziesz dostarczał zastanów się kto będzie  potrzebował ich najbardziej, czyli innymi słowy kto będzie Twoim klientem? Wielu działaczy pomija etap analizy klientów i ich segmentacji, nie mniej jednak określenie grupy docelowej stanowi priorytetową kwestie rozwoju biznesu. Należy się zastanowić czy bardziej opłacalni wbrew pozorom będą dla nas małe przedsiębiorstwa czy też tzw. firmy giganty. To właśnie pod nich należy stworzyć dogodną ofertę.

Reklama

Kiedy już określimy segment odbiorców Naszych usług, należy zadać sobie pytanie gdzie ich znajdziemy? W poszukiwaniu nowych klientów, niezwykle efektywnym narzędziem staje się reklama, która może nam pomóc pozyskać  klientów dla nowego biura rachunkowego. Nie mniej jednak same hasła np. na billboardzie okazują się być niewystarczające, dlatego reklama powinna być odpowiednio skomponowana tak aby zainteresować i przyciągnąć potencjalnych klientów. W dużej mierze chodzi o to, aby pokazać klientom jak możesz pomóc rozwiązać ich problemy, tak aby odciążyć ich od nadmiaru obowiązków.

Dodatkowe usługi

Oferty rynkowe biur rachunkowych są bardzo zróżnicowane i coraz trudniej jest znaleźć usługę którą będziemy się wyróżniać. Klienci bardzo cenią tego typu dodatki szczególnie gdy nie muszą wnosić opłat z ich tytułu. Szereg usług dodatkowych ma na celu ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej, ta perspektywa może przyciągnąć znaczną liczbę klientów, którzy chętnie skorzystają z darmowych usług wspomagających ich biznes tj. darmowe doradztwo.

Obserwujemy kilka ciekawych zjawisk dotyczących ofert składanych przez biura rachunkowe zarejestrowane w serwisie KsiegowyNaStart.

Po pierwsze relatywnie mało biur składa oferty. Mieliśmy ostatnio bardzo ciekawe zapytanie o pełną księgowość i tylko jedno z wielu biur, do których wysłaliśmy prośbę złożyło konkretną ofertę. O tyle to dziwi, że pełna księgowość jest zwykle wielokrotnie droższa a czasami wcale nie tak skomplikowana jak się sądzi – czytaj marże są wyższe. Generalnie widzimy, że średnio około 20% biur, do których wyślemy prośbę złoży ofertę. Co oczywiste preferujemy biura, które opłaciły pakiet Biznes, ale wysyłamy (tu już bez gwarancji jakiejkolwiek liczby zapytań) zapytania także do biur zarejestrowanych w pakiecie Start. I o dziwo procent składanych ofert nie jest istotnie wyższy wśród biur, które mają płatny pakiet Biznes.

Po drugie ciekawy jest zakres cenowy ofert. Analizując wiele zapytań możemy stwierdzić, że różnice pomiędzy najtańszym a najdroższym biurem (ofertami) wahają się pomiędzy 2 a 4 razy! Inaczej – najdroższe oferty są droższe od 200% do 400%. Zważywszy, że przedsiębiorca bardzo konkretnie definiuje czego potrzebuje można powiedzieć, że jest to niemal ta sama usługa a wyceniana jest różnie.

Po trzecie bardzo ciekawe są dodatki do standardowej usługi księgowej. Niektóre bura za “dodatek” uważają np. “weryfikowanie i księgowanie dokumentów” co dla bardziej doświadczonego przedsiębiorcy będzie kuriozalne. Część biur “gra ceną” i na przykład “Cena promocyjna przez pierwsze 3 miesiące 500 zl” a później jest już wyższa. Dodatki to także dostęp do panelu klienta czy bezpłatne fakturowanie online. Zdarzają się także szkolenia BHP.

Jakie płyną z tego wnioski dla biur zarejestrowanych w systemie KsiegowyNaStart:

1. Jeśli już otrzymałeś zapytanie składaj szybko ofertę – masz dużą szansę wygrać ten wyścig, pozostali albo śpią albo w ogóle nie zamierzają składać swoich ofert.
2. Jeśli Twoja cena jest sensowna wiedz, że będą dużo droższe oferty i wtedy Twoja ma szansę.
3. Jako dodatki daj to co faktycznie jest dodatkiem a nie standardem. Wiele biur nie oferuje żadnych benefitów w cenie.