Biura rachunkowe w czasie pandemii wzięły na siebie sporo obowiązków, których wcześniej nie miały. Sprawdzanie kryteriów, wnioski w sprawie tarcz czy zwolnienia z ZUS. Z reguły nie oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia. Spełnienie jednak tych dodatkowych specyficznych obowiązków nie może przysłonić postępu w oczekiwaniach przedsiębiorców, który się dokonał a nawet jeszcze przyspieszył w czasie pandemii. Jakie nowe potrzeby pojawiły się wśród klientów biur rachunkowych?

“Potrzebuję biura, z którym mogę mieć szybki kontakt mailowy (max 1 dzień czekania na odpowiedź) i telefoniczny w razie potrzeby”

Dość typowe oczekiwanie aby kontakt był wygodny (maila można napisać o północy i czekać na odpowiedź w dzień) i szybki. Niestety jeszcze niektóre firmy, w tym koncerny telekomunikacyjne, nie oferują pracownikom dostępu do maila (to nie żart – cytat z dzisiejszej rozmowy “nie mamy dostępu do maila”, z litości pominiemy nazwę firmy). Biura rachunkowe jako z reguły małe przedsiębiorstwa nie powinny mieć z tym problemu. Warto pomyśleć o systemie CRM aby nic nie zginęło.

“Możliwość wysyłania jak największej ilości dokumentów np. faktur, elektronicznie”

Przedsiębiorca chce mieć to szybko “z głowy”. A w biurze rachunkowym często się te dokumenty … drukuje.

“Chciałbym mieć pewność, że nie przeoczę jakiegoś terminu płatności albo innego obowiązku (powiadomienia w odpowiednich terminach z dokładną kwotą, za co, na jaki numer konta i jakim tytułem, żeby nie trzeba było się zastanawiać)”

O powiadomieniach moglibyśmy dużo pisać, tak samo jak i o tym, aby można było szybko i łatwo płacić podatki i ZUSy. To przedsiębiorca powinien decydować co jest dla niego lepsze: SMS czy Mail a może Whatsapp czy Facebook? Biuro powinno myśleć o automatyzowaniu tych powiadomień.

“Ważna byłaby obsługa przychodów z zagranicy np. z USA i z crowdfundingu”

Szczególnie startupy posługują się nowymi formami finansowania (crowdfounding) i od samego początku myślą o sprzedaży na świecie a nie w Polsce. Wielowalutowość i obsługa wielu rynków, często także azjatyckich, jest obecnie wymagana.

Odwiedzając naszych Klientów często widzę zapracowane panie w biurach rachunkowych. Są one zajęte głównie wprowadzaniem dokumentów do systemów księgowych, ale także ich weryfikacją czy sporządzaniem deklaracji. Pracy przecież przybywa co roku a firmy-klienci biura nie chcą płacić więcej tylko raczej mniej. Jak sobie z tym radzić? Aż się prosi aby przywołać scenę, którą opisał Steven Covey, w książce “7 nawyków skutecznego działania”. Drwal tnie ręczną piłą drzewo w lesie. Podchodzi do niego człowiek i mówi “Proszę pana, widzę, że piła jest tępa i dlatego się pan tak męczy”. A drwal na to: “Spieszę się i dlatego nie mam czasu naostrzyć piły”.

Żeby zrobić postęp szczególnie w małej organizacji liczącej kilka świetnie znających się osób trzeba co jakiś czas robić spotkania poświęcone rozwojowi. Wydaje się, ze wystarczy na początek jedna godzina co miesiąc. Od czegoś trzeba zacząć. Na takim spotkaniu powinna być dostępna tablica lub duży papier do zapisywania. Obowiązkowo trzeba wyłączyć komórki. I zadajemy sobie pytanie: “Co możemy zrobić lepiej/szybciej/efektywniej?”. Można stosować techniki burzy mózgów, ale czasami wystarczy zwykła szczera rozmowa. Na pewno w zespole kilku osób jedni są lepsi w tym a drudzy w tamtym. Można pokazać jak pracować szybciej? Można także podzielić inaczej pracę. A już na pewno warto śledzić co nowego dzieje się na naszym rynku i nie chodzi tu wcale o zmiany przepisów – to musimy robić. Rozwój nie jest obowiązkowy.

Jeśli znajdziemy czas na “ostrzenie piły” cięcie pójdzie sprawniej a nasza przyjemność wzrośnie!

Dość trudnym i bolesnym tematem jest odchodzący z biura rachunkowego pracownik zakładający własne biuro lub zabierający klienta naszego biura “ze sobą” do nowego miejsca pracy. Okazuje się bowiem, że nasze firmy-klienci są bardziej przywiązani do ludzi niż do naszej firmy. Szczególnie jeśli obsługiwani są przez nich całymi latami. Czy mamy jakieś sposoby aby zapobiec temu zjawisku?

Jest kilka metod, które możemy zastosować aby ograniczyć zakres strat z tego procederu.

Po pierwsze możemy z pracownikiem podpisać umowę o zakazie konkurencji. Niestety po ustaniu pracy za taką umowę trzeba płacić zgodnie z zapisami z Kodeksu Pracy, ale może się to okazać bardzo skuteczne. Nasz klient przecież nie będzie czekał miesiącami na rozliczenie podatków aż ustanie nasza umowa z pracownikiem.

Po drugie można w umowie z klientem zastrzec warunek (pod groźbą kary umownej), że po rozwiązaniu tej umowy nie może on zawrzeć kolejnej z firmą prowadzoną przez naszego obecnego pracownika lub z biurem, które go zatrudni (w momencie gdy odejdzie od nas). Z reguły klient nie będzie miał nic przeciwko takiej klauzuli w chwili podpisywania umowy bo nie ma wobec nas złych zamiarów. Nie po to przecież podpisuje umowę aby zaraz odchodzić.

Po trzecie nasze biuro jako organizacja może mieć taką markę i unikalne sposoby działania, które nawet naszemu pracownikowi będzie trudno skopiować. Często, aby skopiować nie wystarczy mieć know-how, trzeba by fizycznie skopiować wzorce umów, zestawień, szablony maili a takie czynności są karalne i dość łatwo będzie wykazać, że pracownik je “wykradł”. Muszą one być jednak nasze, wypracowane a nie skopiowane z pierwszej strony, która się wyświetla w Google.

Podałem kilka sposobów, z którymi miałem do czynienia w naszej praktyce. Może jednak macie własne nawet bardziej skuteczne? Podzielcie się proszę nimi w komentarzach.

Nawet w niewielkim biurze rachunkowym efektywność przekłada się na większą liczbę obsługiwanych firm czy na jakość obsługi. Więcej firm to większe przychody, a często i zyski. Lepsza jakość obsługi pozwala na uzyskanie wyższych marż poprzez wyższe ceny usług. Na rynku biur rachunkowych za tę samą usługę można zapłacić nawet trzykrotnie więcej niż w najtańszym biurze. Oczywiście niekoniecznie to najtańsze jest najgorsze, a najdroższe biuro najlepsze. Jednak ogólnie poziom ceny odzwierciedla jakość obsługi. Na jakość składa się także postrzeganie biura czyli marka. Jeśli biuro działa efektywnie mamy więcej czasu na spotkania i rozmowy czyli na doradztwo podatkowe czy nawet gospodarcze. Znajdujemy także czas na rozmowy z przedsiębiorcami, które prowadzą do rozwoju naszej oferty. W biurze, w którym wszystko jest realizowane “za pięć dwunasta” nie ma nawet czasu aby pomyśleć o możliwości rozmowy.

Gdzie możemy szukać tej osławionej efektywności?

Pierwszy obszar to wszystkie te czynności, które są powtarzalne. W biurze rachunkowym jest ich bardzo dużo: zbieranie dokumentów, analiza, wprowadzanie, weryfikacja, wysyłka do MF. W każdym z tych obszarów jest możliwość zrobienia postępów. Starsi księgowi pamiętają pewnie jeszcze nadrukowywanie danych na wzorach deklaracji podatkowych, ich sortowanie i wysyłkę w kopertach do US. Ten proces też można było usprawnić, ale wygrali Ci, którzy szybko przesiedli się na eDeklaracje. Czynnością, która zabiera bardzo dużo czasu jest wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Ten obszar również można usprawniać i automatyzować. Jedni idą w kierunku skanowania dokumentów, inni promują przyjazne fakturowanie i księgowanie. Nawet jeśli dokumenty nie będą już przepisywane (przeklepywane) trzeba je zaksięgować, a do tego przydają się szablony (schematy) księgowania lub automaty księgowe. Te ostatnie bazują na statystykach oraz elementach sztucznej inteligencji.

Drugim istotnym obszarem jest kontakt z przedsiębiorcami czyli osławiona obsługa klienta. Obsługa czyli wszystko to co dzieje się na styku biuro-przedsiębiorca. Weźmy na przykład obsługę pracowników i ich rozliczanie (płace, nieobecności, chorobowe, urlopy etc.). Można standardowo czyli przedsiębiorca ma papierowe wnioski urlopowe, które zbiera “Pani Basia” a zatwierdza szef. Na koniec wszystko trafia- a jakże- na papierze do biura! Można też wybrać rozwiązanie (a prawo na to pozwala), że to biuro rachunkowe oferuje przedsiębiorcy system informatyczny, w którym jego pracownicy składają wnioski, rejestrują choroby i … mają wszystkie dane pod ręką (na przykład wymiar urlopu). Przedsiębiorca takie biuro ceni i jest z nim jeszcze bardziej związany. Z kolei biuro zamiast przepisywać dane o pracownikach importuje je do swojego programu rozliczającego pracowników. Korzyści są obustronne a efektywność rośnie.

Obserwujemy kilka ciekawych zjawisk dotyczących ofert składanych przez biura rachunkowe zarejestrowane w serwisie KsiegowyNaStart.

Po pierwsze relatywnie mało biur składa oferty. Mieliśmy ostatnio bardzo ciekawe zapytanie o pełną księgowość i tylko jedno z wielu biur, do których wysłaliśmy prośbę złożyło konkretną ofertę. O tyle to dziwi, że pełna księgowość jest zwykle wielokrotnie droższa a czasami wcale nie tak skomplikowana jak się sądzi – czytaj marże są wyższe. Generalnie widzimy, że średnio około 20% biur, do których wyślemy prośbę złoży ofertę. Co oczywiste preferujemy biura, które opłaciły pakiet Biznes, ale wysyłamy (tu już bez gwarancji jakiejkolwiek liczby zapytań) zapytania także do biur zarejestrowanych w pakiecie Start. I o dziwo procent składanych ofert nie jest istotnie wyższy wśród biur, które mają płatny pakiet Biznes.

Po drugie ciekawy jest zakres cenowy ofert. Analizując wiele zapytań możemy stwierdzić, że różnice pomiędzy najtańszym a najdroższym biurem (ofertami) wahają się pomiędzy 2 a 4 razy! Inaczej – najdroższe oferty są droższe od 200% do 400%. Zważywszy, że przedsiębiorca bardzo konkretnie definiuje czego potrzebuje można powiedzieć, że jest to niemal ta sama usługa a wyceniana jest różnie.

Po trzecie bardzo ciekawe są dodatki do standardowej usługi księgowej. Niektóre bura za “dodatek” uważają np. “weryfikowanie i księgowanie dokumentów” co dla bardziej doświadczonego przedsiębiorcy będzie kuriozalne. Część biur “gra ceną” i na przykład “Cena promocyjna przez pierwsze 3 miesiące 500 zl” a później jest już wyższa. Dodatki to także dostęp do panelu klienta czy bezpłatne fakturowanie online. Zdarzają się także szkolenia BHP.

Jakie płyną z tego wnioski dla biur zarejestrowanych w systemie KsiegowyNaStart:

1. Jeśli już otrzymałeś zapytanie składaj szybko ofertę – masz dużą szansę wygrać ten wyścig, pozostali albo śpią albo w ogóle nie zamierzają składać swoich ofert.
2. Jeśli Twoja cena jest sensowna wiedz, że będą dużo droższe oferty i wtedy Twoja ma szansę.
3. Jako dodatki daj to co faktycznie jest dodatkiem a nie standardem. Wiele biur nie oferuje żadnych benefitów w cenie.