Biura rachunkowe w czasie pandemii wzięły na siebie sporo obowiązków, których wcześniej nie miały. Sprawdzanie kryteriów, wnioski w sprawie tarcz czy zwolnienia z ZUS. Z reguły nie oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia. Spełnienie jednak tych dodatkowych specyficznych obowiązków nie może przysłonić postępu w oczekiwaniach przedsiębiorców, który się dokonał a nawet jeszcze przyspieszył w czasie pandemii. Jakie nowe potrzeby pojawiły się wśród klientów biur rachunkowych?

“Potrzebuję biura, z którym mogę mieć szybki kontakt mailowy (max 1 dzień czekania na odpowiedź) i telefoniczny w razie potrzeby”

Dość typowe oczekiwanie aby kontakt był wygodny (maila można napisać o północy i czekać na odpowiedź w dzień) i szybki. Niestety jeszcze niektóre firmy, w tym koncerny telekomunikacyjne, nie oferują pracownikom dostępu do maila (to nie żart – cytat z dzisiejszej rozmowy “nie mamy dostępu do maila”, z litości pominiemy nazwę firmy). Biura rachunkowe jako z reguły małe przedsiębiorstwa nie powinny mieć z tym problemu. Warto pomyśleć o systemie CRM aby nic nie zginęło.

“Możliwość wysyłania jak największej ilości dokumentów np. faktur, elektronicznie”

Przedsiębiorca chce mieć to szybko “z głowy”. A w biurze rachunkowym często się te dokumenty … drukuje.

“Chciałbym mieć pewność, że nie przeoczę jakiegoś terminu płatności albo innego obowiązku (powiadomienia w odpowiednich terminach z dokładną kwotą, za co, na jaki numer konta i jakim tytułem, żeby nie trzeba było się zastanawiać)”

O powiadomieniach moglibyśmy dużo pisać, tak samo jak i o tym, aby można było szybko i łatwo płacić podatki i ZUSy. To przedsiębiorca powinien decydować co jest dla niego lepsze: SMS czy Mail a może Whatsapp czy Facebook? Biuro powinno myśleć o automatyzowaniu tych powiadomień.

“Ważna byłaby obsługa przychodów z zagranicy np. z USA i z crowdfundingu”

Szczególnie startupy posługują się nowymi formami finansowania (crowdfounding) i od samego początku myślą o sprzedaży na świecie a nie w Polsce. Wielowalutowość i obsługa wielu rynków, często także azjatyckich, jest obecnie wymagana.

Nazwa Twojej firmy czy też Biura Rachunkowego to jedna ze składowych ich sukcesu. Dobra nazwa wywołuje pozytywne skojarzenia i emocje wśród Twoich odbiorców oraz pomaga w zdobywaniu zasięgu. Mimo, że sukces można osiągnąć i bez niej, wybierając właściwie, dużo łatwiej budować kolejne elementy skutecznej identyfikacji i komunikacji z Klientami.

Jak można się domyśleć nie ma jednego, trafnego schematu, który pozwoli stworzyć najlepszą nazwę firmy. Wiele zależeć będzie od historii i doświadczenia jej właścicieli, szczegółowego profilu działalności czy lokalnych uwarunkowań. Warto natomiast korzystać z kilku prostych wytycznych, dzięki którym nie popełnimy podstawowych błędów.

Unikaj schematów

Wiele przykładów pokazuje, że pójście po linii najmniejszego oporu zwyczajnie się nie sprawdza. Stosowanie schematów sprawia, że nie wyróżnisz się wtedy spośród wielu innych biur dlatego warto zadbać o pewne nieszablonowe wyróżniki.

Z całą pewnością nie należy stosować jednak elementów takich jak:

• Imię i nazwisko (chyba, że masz już wyrobioną własną markę – wtedy może to pomóc).
• Końcówka „x” – czasy nazw takich jak vatx, podatex czy rachx już dawno minęły.
• ”Pol” na początku lub końcu nazwy – w niektórych branżach może to mieć sens jednak rachunkowość wymaga obecnie wyższych standardów.

Zaproponuj coś świeżego i unikalnego – nazwa nie musi być bezpośrednio powiązana z Twoim profilem działalności. Jak pokazują przykłady sieci takich jak Żabka czy Biedronka, dzięki odpowiednim działaniom marketingowym można stworzyć bardzo rozpoznawalną markę bez informowania o sprzedaży produktów spożywczych.

Czy nazwa musi być anglojęzyczna?

W przypadku księgowości można tę koncepcję całkowicie pominąć zwłaszcza jeżeli zamierzasz działać jedynie na terenie Polski. Inaczej sprawa ma się w przypadku obsługi obcokrajowców czy ekspansji za rynki zagraniczne. W tej sytuacji neutralnie brzmiąca, obcojęzyczna nazwa może pomóc w przyciąganiu perspektywicznych Klientów. Przed jej wyborem warto sprawdzić znaczenie słów również w innych językach – nie ma bowiem sensu powtarzać przypadku marki Osram.

Sprawdź czy domena jest wolna

Po wyłonieniu najlepszych typów dla nazwy ważnym krokiem jest sprawdzenie dostępności domeny www. Może okazać się, że domena jest zajęta i pozostaną Ci tylko końcówki “.com.pl” , “.info” lub inne, które nie wyglądają atrakcyjnie. Jeśli myślisz o biznesie tylko na skalę ogólnopolską, najlepszym wyborem jest oczywiście “.pl”. Zwróć uwagę aby w nazwie domeny również nie występowały polskie znaki. Dyktowanie trudnej nazwy przez telefon może Ci przysporzyć sporo kłopotów.

Nie konkuruj tylko ceną

Wiadomym jest, że Klient, który patrzy na cenę oczywiście wybierze najtańszą ofertę nawet jeśli firma będzie miała najgorszą nazwę na świecie. Rynek zmienia się i wraz z nim ewoluują zapotrzebowania. Coraz więcej Klientów patrzy również na inne aspekty niż tylko cena. Jeśli zamierzasz konkurować z innymi np. szerokim zakresem usług czy wzorową obsługa partnerów, nazwa staje się wtedy bardzo istotna. Pamiętaj, że dobra nazwa redukuje dodatkowo koszty związane z promocją naszego biura.

Dość trudnym i bolesnym tematem jest odchodzący z biura rachunkowego pracownik zakładający własne biuro lub zabierający klienta naszego biura “ze sobą” do nowego miejsca pracy. Okazuje się bowiem, że nasze firmy-klienci są bardziej przywiązani do ludzi niż do naszej firmy. Szczególnie jeśli obsługiwani są przez nich całymi latami. Czy mamy jakieś sposoby aby zapobiec temu zjawisku?

Jest kilka metod, które możemy zastosować aby ograniczyć zakres strat z tego procederu.

Po pierwsze możemy z pracownikiem podpisać umowę o zakazie konkurencji. Niestety po ustaniu pracy za taką umowę trzeba płacić zgodnie z zapisami z Kodeksu Pracy, ale może się to okazać bardzo skuteczne. Nasz klient przecież nie będzie czekał miesiącami na rozliczenie podatków aż ustanie nasza umowa z pracownikiem.

Po drugie można w umowie z klientem zastrzec warunek (pod groźbą kary umownej), że po rozwiązaniu tej umowy nie może on zawrzeć kolejnej z firmą prowadzoną przez naszego obecnego pracownika lub z biurem, które go zatrudni (w momencie gdy odejdzie od nas). Z reguły klient nie będzie miał nic przeciwko takiej klauzuli w chwili podpisywania umowy bo nie ma wobec nas złych zamiarów. Nie po to przecież podpisuje umowę aby zaraz odchodzić.

Po trzecie nasze biuro jako organizacja może mieć taką markę i unikalne sposoby działania, które nawet naszemu pracownikowi będzie trudno skopiować. Często, aby skopiować nie wystarczy mieć know-how, trzeba by fizycznie skopiować wzorce umów, zestawień, szablony maili a takie czynności są karalne i dość łatwo będzie wykazać, że pracownik je “wykradł”. Muszą one być jednak nasze, wypracowane a nie skopiowane z pierwszej strony, która się wyświetla w Google.

Podałem kilka sposobów, z którymi miałem do czynienia w naszej praktyce. Może jednak macie własne nawet bardziej skuteczne? Podzielcie się proszę nimi w komentarzach.

Wiele osób poszukuje usług księgowych – zarówno tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność jak i doświadczonych przedsiębiorców. W przypadku nowych firm szczególnie istotna staje się możliwość wykorzystania nowoczesnych technologii w kontaktach z biurem rachunkowym. Silna konkurencja między biurami sprawia z kolei, że nawet podmioty długo obecne na rynku mogą zyskać na zmianie obsługującego je aktualnie księgowego.

Każde działania optymalizacyjne należy zacząć od możliwie precyzyjnego określenia swoich oczekiwań. Warto zadać sobie pytania „dlaczego szukam biura rachunkowego innego niż dotychczas?”, „jakie efekty chcę osiągnąć?” czy „jakie elementy oferty są dla mnie najważniejsze”. Mając przygotowane takie wytyczne łatwiej będzie znaleźć najlepszą dla nas ofertę oraz kontaktować się z biurem. Inne cele będą przyświecać mniejszym firmom i start-upom niż większym przedsiębiorstwom o ugruntowanej marce. Nawet jeżeli ostatecznie nie zdecydujemy się na zmianę, poznanie aktualnych trendów i standardów na rynku może nam pomóc w codziennych obowiązkach oraz poprawić pozycję negocjacyjną w przypadku np. zwiększenia skali działalności.

Rynek biur rachunkowych jest niezwykle zróżnicowany. Są na nim obecne zarówno prężnie rozwijające się, duże podmioty, które chętnie korzystają z najnowszych rozwiązań jak i bardziej tradycyjne przedsiębiorstwa, które cechuje bezpośredni kontakt z klientami. Lokalnie działające firmy mogą bez najmniejszych problemów korzystać ze znajdujących się w ich okolicy biur. Nowo-powstałe sklepy internetowe chętniej z kolei wybiorą technologie pozwalające im rozliczać się w pełni elektronicznie. Dodatkowo dzięki internetowym katalogom i platformom łatwo przeglądać oferty wielu różnych biur jednocześnie, co zwiększa szansę na znalezienie usług dokładnie dopasowanych do potrzeb.

Poczta pantoflowa i polecenia to nadal bardzo popularny sposób wyboru księgowego. Dzięki temu mamy większe prawdopodobieństwo trafienia na ofertę, które spełni nasze oczekiwania. Warto jednak rozszerzyć zakres poszukiwań i np. sprawdzić stronę internetową biura rachunkowego czy inne opinie w sieci. Kilka dodatkowych minut przeznaczonych na zdobycie i porównanie informacji może uratować przed późniejszym rozczarowaniem. Dobrze jest pamiętać również, że nie zawsze najniższa cena powinna być ostatecznym kryterium. W obecnych czasach najwyższa jakość usług księgowych może nas uchronić przed masą problemów.

Każde poszukiwania to jednak konieczność poświecenia czasu na pozyskanie potrzebnych informacji i porównanie ofert. Jeżeli chcesz znacznie ułatwić sobie ten proces, skorzystaj z dostępnych na naszej stronie formularza i wyszukiwarki. Wypełniając krótki formularz, otrzymasz na maila optymalne oferty dostosowane do określonych przez Ciebie wymagań. Możesz również przeglądać dostępne biura samodzielnie i skontaktować się z nimi bezpośrednio. Wszystkie biura rachunkowe w serwisie KsięgowyNaStart zostały przez nas zweryfikowane.

Każdy kto rozpoczyna przygodę z samodzielnym prowadzeniem biura rachunkowego, staje przez wieloma wyzwaniami jednym z nich jest pozyskanie klienta. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy jesteśmy nowymi uczestnikami rynku a nasza konkurencja nie daje za wygraną. Jakie działania powinniśmy podjąć, aby zwiększyć swoje szanse i zdobyć potencjalnych klientów?

Identyfikacja grupy docelowej

Jeśli już wiesz jaki rodzaj usług będziesz dostarczał zastanów się kto będzie  potrzebował ich najbardziej, czyli innymi słowy kto będzie Twoim klientem? Wielu działaczy pomija etap analizy klientów i ich segmentacji, nie mniej jednak określenie grupy docelowej stanowi priorytetową kwestie rozwoju biznesu. Należy się zastanowić czy bardziej opłacalni wbrew pozorom będą dla nas małe przedsiębiorstwa czy też tzw. firmy giganty. To właśnie pod nich należy stworzyć dogodną ofertę.

Reklama

Kiedy już określimy segment odbiorców Naszych usług, należy zadać sobie pytanie gdzie ich znajdziemy? W poszukiwaniu nowych klientów, niezwykle efektywnym narzędziem staje się reklama, która może nam pomóc pozyskać  klientów dla nowego biura rachunkowego. Nie mniej jednak same hasła np. na billboardzie okazują się być niewystarczające, dlatego reklama powinna być odpowiednio skomponowana tak aby zainteresować i przyciągnąć potencjalnych klientów. W dużej mierze chodzi o to, aby pokazać klientom jak możesz pomóc rozwiązać ich problemy, tak aby odciążyć ich od nadmiaru obowiązków.

Dodatkowe usługi

Oferty rynkowe biur rachunkowych są bardzo zróżnicowane i coraz trudniej jest znaleźć usługę którą będziemy się wyróżniać. Klienci bardzo cenią tego typu dodatki szczególnie gdy nie muszą wnosić opłat z ich tytułu. Szereg usług dodatkowych ma na celu ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej, ta perspektywa może przyciągnąć znaczną liczbę klientów, którzy chętnie skorzystają z darmowych usług wspomagających ich biznes tj. darmowe doradztwo.

Obserwujemy kilka ciekawych zjawisk dotyczących ofert składanych przez biura rachunkowe zarejestrowane w serwisie KsiegowyNaStart.

Po pierwsze relatywnie mało biur składa oferty. Mieliśmy ostatnio bardzo ciekawe zapytanie o pełną księgowość i tylko jedno z wielu biur, do których wysłaliśmy prośbę złożyło konkretną ofertę. O tyle to dziwi, że pełna księgowość jest zwykle wielokrotnie droższa a czasami wcale nie tak skomplikowana jak się sądzi – czytaj marże są wyższe. Generalnie widzimy, że średnio około 20% biur, do których wyślemy prośbę złoży ofertę. Co oczywiste preferujemy biura, które opłaciły pakiet Biznes, ale wysyłamy (tu już bez gwarancji jakiejkolwiek liczby zapytań) zapytania także do biur zarejestrowanych w pakiecie Start. I o dziwo procent składanych ofert nie jest istotnie wyższy wśród biur, które mają płatny pakiet Biznes.

Po drugie ciekawy jest zakres cenowy ofert. Analizując wiele zapytań możemy stwierdzić, że różnice pomiędzy najtańszym a najdroższym biurem (ofertami) wahają się pomiędzy 2 a 4 razy! Inaczej – najdroższe oferty są droższe od 200% do 400%. Zważywszy, że przedsiębiorca bardzo konkretnie definiuje czego potrzebuje można powiedzieć, że jest to niemal ta sama usługa a wyceniana jest różnie.

Po trzecie bardzo ciekawe są dodatki do standardowej usługi księgowej. Niektóre bura za “dodatek” uważają np. “weryfikowanie i księgowanie dokumentów” co dla bardziej doświadczonego przedsiębiorcy będzie kuriozalne. Część biur “gra ceną” i na przykład “Cena promocyjna przez pierwsze 3 miesiące 500 zl” a później jest już wyższa. Dodatki to także dostęp do panelu klienta czy bezpłatne fakturowanie online. Zdarzają się także szkolenia BHP.

Jakie płyną z tego wnioski dla biur zarejestrowanych w systemie KsiegowyNaStart:

1. Jeśli już otrzymałeś zapytanie składaj szybko ofertę – masz dużą szansę wygrać ten wyścig, pozostali albo śpią albo w ogóle nie zamierzają składać swoich ofert.
2. Jeśli Twoja cena jest sensowna wiedz, że będą dużo droższe oferty i wtedy Twoja ma szansę.
3. Jako dodatki daj to co faktycznie jest dodatkiem a nie standardem. Wiele biur nie oferuje żadnych benefitów w cenie.