Odwiedzając naszych Klientów często widzę zapracowane panie w biurach rachunkowych. Są one zajęte głównie wprowadzaniem dokumentów do systemów księgowych, ale także ich weryfikacją czy sporządzaniem deklaracji. Pracy przecież przybywa co roku a firmy-klienci biura nie chcą płacić więcej tylko raczej mniej. Jak sobie z tym radzić? Aż się prosi aby przywołać scenę, którą opisał Steven Covey, w książce “7 nawyków skutecznego działania”. Drwal tnie ręczną piłą drzewo w lesie. Podchodzi do niego człowiek i mówi “Proszę pana, widzę, że piła jest tępa i dlatego się pan tak męczy”. A drwal na to: “Spieszę się i dlatego nie mam czasu naostrzyć piły”.

Żeby zrobić postęp szczególnie w małej organizacji liczącej kilka świetnie znających się osób trzeba co jakiś czas robić spotkania poświęcone rozwojowi. Wydaje się, ze wystarczy na początek jedna godzina co miesiąc. Od czegoś trzeba zacząć. Na takim spotkaniu powinna być dostępna tablica lub duży papier do zapisywania. Obowiązkowo trzeba wyłączyć komórki. I zadajemy sobie pytanie: “Co możemy zrobić lepiej/szybciej/efektywniej?”. Można stosować techniki burzy mózgów, ale czasami wystarczy zwykła szczera rozmowa. Na pewno w zespole kilku osób jedni są lepsi w tym a drudzy w tamtym. Można pokazać jak pracować szybciej? Można także podzielić inaczej pracę. A już na pewno warto śledzić co nowego dzieje się na naszym rynku i nie chodzi tu wcale o zmiany przepisów – to musimy robić. Rozwój nie jest obowiązkowy.

Jeśli znajdziemy czas na “ostrzenie piły” cięcie pójdzie sprawniej a nasza przyjemność wzrośnie!

Szczególnie początkujący przedsiębiorcy zakładający działalność mają ten ból głowy. Jak opisać moją firmę, która ani nie ma wielu klientów ani specjalnych doświadczeń? Jednak zaprawieni w boju często są autorami opisów w stylu “znamy się na wszystkim i odnosimy liczne sukcesy”. O czym zatem i jak warto pisać?

Pisz szczerze

Jeśli znasz się świetnie na księgowości spółek z o.o. nie pisz, że jesteś księgowym od wszystkiego. Prawda szybko wychodzi na jaw czy to w komentarzach, czy na forach. W mediach społecznościowych ktoś ci to szybko wypomni, że minąłeś się z prawdą. Po co zatem ryzykować? Przedsiębiorcy to ludzie utalentowani i często posiadający liczne kompetencje, także z poprzednich miejsc pracy i na tym się skup. Szczególnie ważne są specjalizacje. Jeśli masz w swoim księgowym portfolio nawet 2-3 firmy z tej samej branży – warto o tym napisać. Tekst typu: “Szczególnie znamy się na księgowości piekarni oraz hurtowni spożywczych” niewątpliwie przyciągnie przedsiębiorców z tego właśnie obszaru znających specyfikę swojej branży.

Pisz na luzie

Kto z nas lubi czytać drętwe teksty? O sprawach poważnych można pisać lekko i bez zadęcia. Warto opisać to wszystko co ma wpływ na jakość naszych usług księgowych, a nawet … nieco więcej. Nie zaszkodzą dwa-trzy zdania na temat rodziny czy pasji w stylu: “Szczęśliwa żona i matka dwójki nastolatków. Uwielbia spotkania z koleżankami i wspólne gotowanie. Pasjami gra z rodziną w scrabble.” O wiele lepiej współpracuje się przecież z człowiekiem niż z tylko z księgową.

Pisz o sukcesach

To jest coś czego nikt nie uczy, a społecznie jest wręcz niemile widziane: “Samochwała w kącie stała”. Od innych narodów jednak możemy nauczyć się jak pisać o sukcesach. W księgowości także jest wiele spraw, którymi warto się pochwalić. Na przykład: “W 2017 roku w naszym biurze przeprowadzono 17 kontroli skarbowych w 15 różnych firmach. Nasi klienci-przedsiębiorcy nie zapłacili z tego tytułu żadnych kar, gdyż nie wykryto żadnych dużych nieprawidłowości. Jedynie w kilku przypadkach należało zapłacić drobne zaległości wraz z niewielkimi odsetkami.”. Dlaczego przy okazji sukcesów piszemy jednak o zaległościach i drobnych należnościach dla budżetu? Wystarczy spojrzeć na reklamy środków do czyszczenia. Która z nich pokazuje idealny blat czy lustro? Żadna, zawsze jedna-dwie bakterie zostają. Nikt nie uwierzy, że jakikolwiek środek usuwa wszystko albo, że księgowa nigdy się nie myli. To brzmi niewiarygodnie.

Nie publikuj od razu

Wielu z nas jest zakochanych we własnej twórczości. I niech tak zostanie, ale poprawki są zawsze niezbędne. Poproś kogoś z rodziny, pracowników lub nawet czasami Twoich klientów-przedsiębiorców o recenzję opisu Twojego biura. Wniosą na pewno cenne wskazówki, które warto wziąć pod uwagę. Po korekcie możesz już spokojnie publikować.

Nic nie jest wieczne

Każdy opis się starzeje. Jedne szybciej a inne później. Warto zatem przynajmniej raz w roku sprawdzić co o sobie napisaliśmy rok temu. Często z lekkim wyrazem dezaprobaty będziemy mieli ochotę tekst poprawić czy uzupełnić. To pozytywny obraz postępu jaki zrobiliśmy przez ten rok.

Sprawdź, co wie o tobie wujaszek Google

Jeden z przedsiębiorców miał niedawno do mnie pretensje, że uważałem jego firmę za zamkniętą. No cóż: strona firmy wyświetlała białą planszę, a w Google widniał napis “Zamknięta na stałe”. Do tego opublikowany obok nazwy firmy numer telefonu odpowiadał wdzięcznym “nie ma takiego numeru”. Czasami ważniejsze jest co mówi o Tobie wujaszek Google niż to co mówią pozostali.

Jesteśmy pewni, że te kilka naszych spostrzeżeń przyczyni się do tego, że opis Twojego biura rachunkowego będzie nie tylko świetną reklamą jego usług, ale także przykładem dla innych z branży. I tego Tobie życzymy!

Nawet w niewielkim biurze rachunkowym efektywność przekłada się na większą liczbę obsługiwanych firm czy na jakość obsługi. Więcej firm to większe przychody, a często i zyski. Lepsza jakość obsługi pozwala na uzyskanie wyższych marż poprzez wyższe ceny usług. Na rynku biur rachunkowych za tę samą usługę można zapłacić nawet trzykrotnie więcej niż w najtańszym biurze. Oczywiście niekoniecznie to najtańsze jest najgorsze, a najdroższe biuro najlepsze. Jednak ogólnie poziom ceny odzwierciedla jakość obsługi. Na jakość składa się także postrzeganie biura czyli marka. Jeśli biuro działa efektywnie mamy więcej czasu na spotkania i rozmowy czyli na doradztwo podatkowe czy nawet gospodarcze. Znajdujemy także czas na rozmowy z przedsiębiorcami, które prowadzą do rozwoju naszej oferty. W biurze, w którym wszystko jest realizowane “za pięć dwunasta” nie ma nawet czasu aby pomyśleć o możliwości rozmowy.

Gdzie możemy szukać tej osławionej efektywności?

Pierwszy obszar to wszystkie te czynności, które są powtarzalne. W biurze rachunkowym jest ich bardzo dużo: zbieranie dokumentów, analiza, wprowadzanie, weryfikacja, wysyłka do MF. W każdym z tych obszarów jest możliwość zrobienia postępów. Starsi księgowi pamiętają pewnie jeszcze nadrukowywanie danych na wzorach deklaracji podatkowych, ich sortowanie i wysyłkę w kopertach do US. Ten proces też można było usprawnić, ale wygrali Ci, którzy szybko przesiedli się na eDeklaracje. Czynnością, która zabiera bardzo dużo czasu jest wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Ten obszar również można usprawniać i automatyzować. Jedni idą w kierunku skanowania dokumentów, inni promują przyjazne fakturowanie i księgowanie. Nawet jeśli dokumenty nie będą już przepisywane (przeklepywane) trzeba je zaksięgować, a do tego przydają się szablony (schematy) księgowania lub automaty księgowe. Te ostatnie bazują na statystykach oraz elementach sztucznej inteligencji.

Drugim istotnym obszarem jest kontakt z przedsiębiorcami czyli osławiona obsługa klienta. Obsługa czyli wszystko to co dzieje się na styku biuro-przedsiębiorca. Weźmy na przykład obsługę pracowników i ich rozliczanie (płace, nieobecności, chorobowe, urlopy etc.). Można standardowo czyli przedsiębiorca ma papierowe wnioski urlopowe, które zbiera “Pani Basia” a zatwierdza szef. Na koniec wszystko trafia- a jakże- na papierze do biura! Można też wybrać rozwiązanie (a prawo na to pozwala), że to biuro rachunkowe oferuje przedsiębiorcy system informatyczny, w którym jego pracownicy składają wnioski, rejestrują choroby i … mają wszystkie dane pod ręką (na przykład wymiar urlopu). Przedsiębiorca takie biuro ceni i jest z nim jeszcze bardziej związany. Z kolei biuro zamiast przepisywać dane o pracownikach importuje je do swojego programu rozliczającego pracowników. Korzyści są obustronne a efektywność rośnie.

________

Wartość rynku usług księgowych dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw jest szacowana na 5 miliardów złotych. Liczba aktywnych biur rachunkowych jest szacowana na ponad 40.000 podmiotów, przy czym każde z nich średnio obsługuje 25 firm. Jednak duże biura rachunkowe obsługują setki firm i zatrudniają kilkadziesiąt osób. Liczba biur w naszym kraju rośnie w tempie kilku procent rocznie. Zważywszy, że z ponad 2,3 miliona firm ponad 62% wybiera właśnie biuro rachunkowe rynek jest więc bardzo konkurencyjny co powinno sprzyjać dobrym ofertom dla przedsiębiorców szukających księgowego.