Biura rachunkowe w czasie pandemii wzięły na siebie sporo obowiązków, których wcześniej nie miały. Sprawdzanie kryteriów, wnioski w sprawie tarcz czy zwolnienia z ZUS. Z reguły nie oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia. Spełnienie jednak tych dodatkowych specyficznych obowiązków nie może przysłonić postępu w oczekiwaniach przedsiębiorców, który się dokonał a nawet jeszcze przyspieszył w czasie pandemii. Jakie nowe potrzeby pojawiły się wśród klientów biur rachunkowych?

“Potrzebuję biura, z którym mogę mieć szybki kontakt mailowy (max 1 dzień czekania na odpowiedź) i telefoniczny w razie potrzeby”

Dość typowe oczekiwanie aby kontakt był wygodny (maila można napisać o północy i czekać na odpowiedź w dzień) i szybki. Niestety jeszcze niektóre firmy, w tym koncerny telekomunikacyjne, nie oferują pracownikom dostępu do maila (to nie żart – cytat z dzisiejszej rozmowy “nie mamy dostępu do maila”, z litości pominiemy nazwę firmy). Biura rachunkowe jako z reguły małe przedsiębiorstwa nie powinny mieć z tym problemu. Warto pomyśleć o systemie CRM aby nic nie zginęło.

“Możliwość wysyłania jak największej ilości dokumentów np. faktur, elektronicznie”

Przedsiębiorca chce mieć to szybko “z głowy”. A w biurze rachunkowym często się te dokumenty … drukuje.

“Chciałbym mieć pewność, że nie przeoczę jakiegoś terminu płatności albo innego obowiązku (powiadomienia w odpowiednich terminach z dokładną kwotą, za co, na jaki numer konta i jakim tytułem, żeby nie trzeba było się zastanawiać)”

O powiadomieniach moglibyśmy dużo pisać, tak samo jak i o tym, aby można było szybko i łatwo płacić podatki i ZUSy. To przedsiębiorca powinien decydować co jest dla niego lepsze: SMS czy Mail a może Whatsapp czy Facebook? Biuro powinno myśleć o automatyzowaniu tych powiadomień.

“Ważna byłaby obsługa przychodów z zagranicy np. z USA i z crowdfundingu”

Szczególnie startupy posługują się nowymi formami finansowania (crowdfounding) i od samego początku myślą o sprzedaży na świecie a nie w Polsce. Wielowalutowość i obsługa wielu rynków, często także azjatyckich, jest obecnie wymagana.

Odwiedzając naszych Klientów często widzę zapracowane panie w biurach rachunkowych. Są one zajęte głównie wprowadzaniem dokumentów do systemów księgowych, ale także ich weryfikacją czy sporządzaniem deklaracji. Pracy przecież przybywa co roku a firmy-klienci biura nie chcą płacić więcej tylko raczej mniej. Jak sobie z tym radzić? Aż się prosi aby przywołać scenę, którą opisał Steven Covey, w książce “7 nawyków skutecznego działania”. Drwal tnie ręczną piłą drzewo w lesie. Podchodzi do niego człowiek i mówi “Proszę pana, widzę, że piła jest tępa i dlatego się pan tak męczy”. A drwal na to: “Spieszę się i dlatego nie mam czasu naostrzyć piły”.

Żeby zrobić postęp szczególnie w małej organizacji liczącej kilka świetnie znających się osób trzeba co jakiś czas robić spotkania poświęcone rozwojowi. Wydaje się, ze wystarczy na początek jedna godzina co miesiąc. Od czegoś trzeba zacząć. Na takim spotkaniu powinna być dostępna tablica lub duży papier do zapisywania. Obowiązkowo trzeba wyłączyć komórki. I zadajemy sobie pytanie: “Co możemy zrobić lepiej/szybciej/efektywniej?”. Można stosować techniki burzy mózgów, ale czasami wystarczy zwykła szczera rozmowa. Na pewno w zespole kilku osób jedni są lepsi w tym a drudzy w tamtym. Można pokazać jak pracować szybciej? Można także podzielić inaczej pracę. A już na pewno warto śledzić co nowego dzieje się na naszym rynku i nie chodzi tu wcale o zmiany przepisów – to musimy robić. Rozwój nie jest obowiązkowy.

Jeśli znajdziemy czas na “ostrzenie piły” cięcie pójdzie sprawniej a nasza przyjemność wzrośnie!

Nazwa Twojej firmy czy też Biura Rachunkowego to jedna ze składowych ich sukcesu. Dobra nazwa wywołuje pozytywne skojarzenia i emocje wśród Twoich odbiorców oraz pomaga w zdobywaniu zasięgu. Mimo, że sukces można osiągnąć i bez niej, wybierając właściwie, dużo łatwiej budować kolejne elementy skutecznej identyfikacji i komunikacji z Klientami.

Jak można się domyśleć nie ma jednego, trafnego schematu, który pozwoli stworzyć najlepszą nazwę firmy. Wiele zależeć będzie od historii i doświadczenia jej właścicieli, szczegółowego profilu działalności czy lokalnych uwarunkowań. Warto natomiast korzystać z kilku prostych wytycznych, dzięki którym nie popełnimy podstawowych błędów.

Unikaj schematów

Wiele przykładów pokazuje, że pójście po linii najmniejszego oporu zwyczajnie się nie sprawdza. Stosowanie schematów sprawia, że nie wyróżnisz się wtedy spośród wielu innych biur dlatego warto zadbać o pewne nieszablonowe wyróżniki.

Z całą pewnością nie należy stosować jednak elementów takich jak:

• Imię i nazwisko (chyba, że masz już wyrobioną własną markę – wtedy może to pomóc).
• Końcówka „x” – czasy nazw takich jak vatx, podatex czy rachx już dawno minęły.
• ”Pol” na początku lub końcu nazwy – w niektórych branżach może to mieć sens jednak rachunkowość wymaga obecnie wyższych standardów.

Zaproponuj coś świeżego i unikalnego – nazwa nie musi być bezpośrednio powiązana z Twoim profilem działalności. Jak pokazują przykłady sieci takich jak Żabka czy Biedronka, dzięki odpowiednim działaniom marketingowym można stworzyć bardzo rozpoznawalną markę bez informowania o sprzedaży produktów spożywczych.

Czy nazwa musi być anglojęzyczna?

W przypadku księgowości można tę koncepcję całkowicie pominąć zwłaszcza jeżeli zamierzasz działać jedynie na terenie Polski. Inaczej sprawa ma się w przypadku obsługi obcokrajowców czy ekspansji za rynki zagraniczne. W tej sytuacji neutralnie brzmiąca, obcojęzyczna nazwa może pomóc w przyciąganiu perspektywicznych Klientów. Przed jej wyborem warto sprawdzić znaczenie słów również w innych językach – nie ma bowiem sensu powtarzać przypadku marki Osram.

Sprawdź czy domena jest wolna

Po wyłonieniu najlepszych typów dla nazwy ważnym krokiem jest sprawdzenie dostępności domeny www. Może okazać się, że domena jest zajęta i pozostaną Ci tylko końcówki “.com.pl” , “.info” lub inne, które nie wyglądają atrakcyjnie. Jeśli myślisz o biznesie tylko na skalę ogólnopolską, najlepszym wyborem jest oczywiście “.pl”. Zwróć uwagę aby w nazwie domeny również nie występowały polskie znaki. Dyktowanie trudnej nazwy przez telefon może Ci przysporzyć sporo kłopotów.

Nie konkuruj tylko ceną

Wiadomym jest, że Klient, który patrzy na cenę oczywiście wybierze najtańszą ofertę nawet jeśli firma będzie miała najgorszą nazwę na świecie. Rynek zmienia się i wraz z nim ewoluują zapotrzebowania. Coraz więcej Klientów patrzy również na inne aspekty niż tylko cena. Jeśli zamierzasz konkurować z innymi np. szerokim zakresem usług czy wzorową obsługa partnerów, nazwa staje się wtedy bardzo istotna. Pamiętaj, że dobra nazwa redukuje dodatkowo koszty związane z promocją naszego biura.

Dość trudnym i bolesnym tematem jest odchodzący z biura rachunkowego pracownik zakładający własne biuro lub zabierający klienta naszego biura “ze sobą” do nowego miejsca pracy. Okazuje się bowiem, że nasze firmy-klienci są bardziej przywiązani do ludzi niż do naszej firmy. Szczególnie jeśli obsługiwani są przez nich całymi latami. Czy mamy jakieś sposoby aby zapobiec temu zjawisku?

Jest kilka metod, które możemy zastosować aby ograniczyć zakres strat z tego procederu.

Po pierwsze możemy z pracownikiem podpisać umowę o zakazie konkurencji. Niestety po ustaniu pracy za taką umowę trzeba płacić zgodnie z zapisami z Kodeksu Pracy, ale może się to okazać bardzo skuteczne. Nasz klient przecież nie będzie czekał miesiącami na rozliczenie podatków aż ustanie nasza umowa z pracownikiem.

Po drugie można w umowie z klientem zastrzec warunek (pod groźbą kary umownej), że po rozwiązaniu tej umowy nie może on zawrzeć kolejnej z firmą prowadzoną przez naszego obecnego pracownika lub z biurem, które go zatrudni (w momencie gdy odejdzie od nas). Z reguły klient nie będzie miał nic przeciwko takiej klauzuli w chwili podpisywania umowy bo nie ma wobec nas złych zamiarów. Nie po to przecież podpisuje umowę aby zaraz odchodzić.

Po trzecie nasze biuro jako organizacja może mieć taką markę i unikalne sposoby działania, które nawet naszemu pracownikowi będzie trudno skopiować. Często, aby skopiować nie wystarczy mieć know-how, trzeba by fizycznie skopiować wzorce umów, zestawień, szablony maili a takie czynności są karalne i dość łatwo będzie wykazać, że pracownik je “wykradł”. Muszą one być jednak nasze, wypracowane a nie skopiowane z pierwszej strony, która się wyświetla w Google.

Podałem kilka sposobów, z którymi miałem do czynienia w naszej praktyce. Może jednak macie własne nawet bardziej skuteczne? Podzielcie się proszę nimi w komentarzach.

Szczególnie początkujący przedsiębiorcy zakładający działalność mają ten ból głowy. Jak opisać moją firmę, która ani nie ma wielu klientów ani specjalnych doświadczeń? Jednak zaprawieni w boju często są autorami opisów w stylu “znamy się na wszystkim i odnosimy liczne sukcesy”. O czym zatem i jak warto pisać?

Pisz szczerze

Jeśli znasz się świetnie na księgowości spółek z o.o. nie pisz, że jesteś księgowym od wszystkiego. Prawda szybko wychodzi na jaw czy to w komentarzach, czy na forach. W mediach społecznościowych ktoś ci to szybko wypomni, że minąłeś się z prawdą. Po co zatem ryzykować? Przedsiębiorcy to ludzie utalentowani i często posiadający liczne kompetencje, także z poprzednich miejsc pracy i na tym się skup. Szczególnie ważne są specjalizacje. Jeśli masz w swoim księgowym portfolio nawet 2-3 firmy z tej samej branży – warto o tym napisać. Tekst typu: “Szczególnie znamy się na księgowości piekarni oraz hurtowni spożywczych” niewątpliwie przyciągnie przedsiębiorców z tego właśnie obszaru znających specyfikę swojej branży.

Pisz na luzie

Kto z nas lubi czytać drętwe teksty? O sprawach poważnych można pisać lekko i bez zadęcia. Warto opisać to wszystko co ma wpływ na jakość naszych usług księgowych, a nawet … nieco więcej. Nie zaszkodzą dwa-trzy zdania na temat rodziny czy pasji w stylu: “Szczęśliwa żona i matka dwójki nastolatków. Uwielbia spotkania z koleżankami i wspólne gotowanie. Pasjami gra z rodziną w scrabble.” O wiele lepiej współpracuje się przecież z człowiekiem niż z tylko z księgową.

Pisz o sukcesach

To jest coś czego nikt nie uczy, a społecznie jest wręcz niemile widziane: “Samochwała w kącie stała”. Od innych narodów jednak możemy nauczyć się jak pisać o sukcesach. W księgowości także jest wiele spraw, którymi warto się pochwalić. Na przykład: “W 2017 roku w naszym biurze przeprowadzono 17 kontroli skarbowych w 15 różnych firmach. Nasi klienci-przedsiębiorcy nie zapłacili z tego tytułu żadnych kar, gdyż nie wykryto żadnych dużych nieprawidłowości. Jedynie w kilku przypadkach należało zapłacić drobne zaległości wraz z niewielkimi odsetkami.”. Dlaczego przy okazji sukcesów piszemy jednak o zaległościach i drobnych należnościach dla budżetu? Wystarczy spojrzeć na reklamy środków do czyszczenia. Która z nich pokazuje idealny blat czy lustro? Żadna, zawsze jedna-dwie bakterie zostają. Nikt nie uwierzy, że jakikolwiek środek usuwa wszystko albo, że księgowa nigdy się nie myli. To brzmi niewiarygodnie.

Nie publikuj od razu

Wielu z nas jest zakochanych we własnej twórczości. I niech tak zostanie, ale poprawki są zawsze niezbędne. Poproś kogoś z rodziny, pracowników lub nawet czasami Twoich klientów-przedsiębiorców o recenzję opisu Twojego biura. Wniosą na pewno cenne wskazówki, które warto wziąć pod uwagę. Po korekcie możesz już spokojnie publikować.

Nic nie jest wieczne

Każdy opis się starzeje. Jedne szybciej a inne później. Warto zatem przynajmniej raz w roku sprawdzić co o sobie napisaliśmy rok temu. Często z lekkim wyrazem dezaprobaty będziemy mieli ochotę tekst poprawić czy uzupełnić. To pozytywny obraz postępu jaki zrobiliśmy przez ten rok.

Sprawdź, co wie o tobie wujaszek Google

Jeden z przedsiębiorców miał niedawno do mnie pretensje, że uważałem jego firmę za zamkniętą. No cóż: strona firmy wyświetlała białą planszę, a w Google widniał napis “Zamknięta na stałe”. Do tego opublikowany obok nazwy firmy numer telefonu odpowiadał wdzięcznym “nie ma takiego numeru”. Czasami ważniejsze jest co mówi o Tobie wujaszek Google niż to co mówią pozostali.

Jesteśmy pewni, że te kilka naszych spostrzeżeń przyczyni się do tego, że opis Twojego biura rachunkowego będzie nie tylko świetną reklamą jego usług, ale także przykładem dla innych z branży. I tego Tobie życzymy!