Wiele osób poszukuje usług księgowych – zarówno tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność jak i doświadczonych przedsiębiorców. W przypadku nowych firm szczególnie istotna staje się możliwość wykorzystania nowoczesnych technologii w kontaktach z biurem rachunkowym. Silna konkurencja między biurami sprawia z kolei, że nawet podmioty długo obecne na rynku mogą zyskać na zmianie obsługującego je aktualnie księgowego.

Każde działania optymalizacyjne należy zacząć od możliwie precyzyjnego określenia swoich oczekiwań. Warto zadać sobie pytania „dlaczego szukam biura rachunkowego innego niż dotychczas?”, „jakie efekty chcę osiągnąć?” czy „jakie elementy oferty są dla mnie najważniejsze”. Mając przygotowane takie wytyczne łatwiej będzie znaleźć najlepszą dla nas ofertę oraz kontaktować się z biurem. Inne cele będą przyświecać mniejszym firmom i start-upom niż większym przedsiębiorstwom o ugruntowanej marce. Nawet jeżeli ostatecznie nie zdecydujemy się na zmianę, poznanie aktualnych trendów i standardów na rynku może nam pomóc w codziennych obowiązkach oraz poprawić pozycję negocjacyjną w przypadku np. zwiększenia skali działalności.

Rynek biur rachunkowych jest niezwykle zróżnicowany. Są na nim obecne zarówno prężnie rozwijające się, duże podmioty, które chętnie korzystają z najnowszych rozwiązań jak i bardziej tradycyjne przedsiębiorstwa, które cechuje bezpośredni kontakt z klientami. Lokalnie działające firmy mogą bez najmniejszych problemów korzystać ze znajdujących się w ich okolicy biur. Nowo-powstałe sklepy internetowe chętniej z kolei wybiorą technologie pozwalające im rozliczać się w pełni elektronicznie. Dodatkowo dzięki internetowym katalogom i platformom łatwo przeglądać oferty wielu różnych biur jednocześnie, co zwiększa szansę na znalezienie usług dokładnie dopasowanych do potrzeb.

Poczta pantoflowa i polecenia to nadal bardzo popularny sposób wyboru księgowego. Dzięki temu mamy większe prawdopodobieństwo trafienia na ofertę, które spełni nasze oczekiwania. Warto jednak rozszerzyć zakres poszukiwań i np. sprawdzić stronę internetową biura rachunkowego czy inne opinie w sieci. Kilka dodatkowych minut przeznaczonych na zdobycie i porównanie informacji może uratować przed późniejszym rozczarowaniem. Dobrze jest pamiętać również, że nie zawsze najniższa cena powinna być ostatecznym kryterium. W obecnych czasach najwyższa jakość usług księgowych może nas uchronić przed masą problemów.

Każde poszukiwania to jednak konieczność poświecenia czasu na pozyskanie potrzebnych informacji i porównanie ofert. Jeżeli chcesz znacznie ułatwić sobie ten proces, skorzystaj z dostępnych na naszej stronie formularza i wyszukiwarki. Wypełniając krótki formularz, otrzymasz na maila optymalne oferty dostosowane do określonych przez Ciebie wymagań. Możesz również przeglądać dostępne biura samodzielnie i skontaktować się z nimi bezpośrednio. Wszystkie biura rachunkowe w serwisie KsięgowyNaStart zostały przez nas zweryfikowane.

Nawet w niewielkim biurze rachunkowym efektywność przekłada się na większą liczbę obsługiwanych firm czy na jakość obsługi. Więcej firm to większe przychody, a często i zyski. Lepsza jakość obsługi pozwala na uzyskanie wyższych marż poprzez wyższe ceny usług. Na rynku biur rachunkowych za tę samą usługę można zapłacić nawet trzykrotnie więcej niż w najtańszym biurze. Oczywiście niekoniecznie to najtańsze jest najgorsze, a najdroższe biuro najlepsze. Jednak ogólnie poziom ceny odzwierciedla jakość obsługi. Na jakość składa się także postrzeganie biura czyli marka. Jeśli biuro działa efektywnie mamy więcej czasu na spotkania i rozmowy czyli na doradztwo podatkowe czy nawet gospodarcze. Znajdujemy także czas na rozmowy z przedsiębiorcami, które prowadzą do rozwoju naszej oferty. W biurze, w którym wszystko jest realizowane “za pięć dwunasta” nie ma nawet czasu aby pomyśleć o możliwości rozmowy.

Gdzie możemy szukać tej osławionej efektywności?

Pierwszy obszar to wszystkie te czynności, które są powtarzalne. W biurze rachunkowym jest ich bardzo dużo: zbieranie dokumentów, analiza, wprowadzanie, weryfikacja, wysyłka do MF. W każdym z tych obszarów jest możliwość zrobienia postępów. Starsi księgowi pamiętają pewnie jeszcze nadrukowywanie danych na wzorach deklaracji podatkowych, ich sortowanie i wysyłkę w kopertach do US. Ten proces też można było usprawnić, ale wygrali Ci, którzy szybko przesiedli się na eDeklaracje. Czynnością, która zabiera bardzo dużo czasu jest wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Ten obszar również można usprawniać i automatyzować. Jedni idą w kierunku skanowania dokumentów, inni promują przyjazne fakturowanie i księgowanie. Nawet jeśli dokumenty nie będą już przepisywane (przeklepywane) trzeba je zaksięgować, a do tego przydają się szablony (schematy) księgowania lub automaty księgowe. Te ostatnie bazują na statystykach oraz elementach sztucznej inteligencji.

Drugim istotnym obszarem jest kontakt z przedsiębiorcami czyli osławiona obsługa klienta. Obsługa czyli wszystko to co dzieje się na styku biuro-przedsiębiorca. Weźmy na przykład obsługę pracowników i ich rozliczanie (płace, nieobecności, chorobowe, urlopy etc.). Można standardowo czyli przedsiębiorca ma papierowe wnioski urlopowe, które zbiera “Pani Basia” a zatwierdza szef. Na koniec wszystko trafia- a jakże- na papierze do biura! Można też wybrać rozwiązanie (a prawo na to pozwala), że to biuro rachunkowe oferuje przedsiębiorcy system informatyczny, w którym jego pracownicy składają wnioski, rejestrują choroby i … mają wszystkie dane pod ręką (na przykład wymiar urlopu). Przedsiębiorca takie biuro ceni i jest z nim jeszcze bardziej związany. Z kolei biuro zamiast przepisywać dane o pracownikach importuje je do swojego programu rozliczającego pracowników. Korzyści są obustronne a efektywność rośnie.

Każdy kto rozpoczyna przygodę z samodzielnym prowadzeniem biura rachunkowego, staje przez wieloma wyzwaniami jednym z nich jest pozyskanie klienta. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy jesteśmy nowymi uczestnikami rynku a nasza konkurencja nie daje za wygraną. Jakie działania powinniśmy podjąć, aby zwiększyć swoje szanse i zdobyć potencjalnych klientów?

Identyfikacja grupy docelowej

Jeśli już wiesz jaki rodzaj usług będziesz dostarczał zastanów się kto będzie  potrzebował ich najbardziej, czyli innymi słowy kto będzie Twoim klientem? Wielu działaczy pomija etap analizy klientów i ich segmentacji, nie mniej jednak określenie grupy docelowej stanowi priorytetową kwestie rozwoju biznesu. Należy się zastanowić czy bardziej opłacalni wbrew pozorom będą dla nas małe przedsiębiorstwa czy też tzw. firmy giganty. To właśnie pod nich należy stworzyć dogodną ofertę.

Reklama

Kiedy już określimy segment odbiorców Naszych usług, należy zadać sobie pytanie gdzie ich znajdziemy? W poszukiwaniu nowych klientów, niezwykle efektywnym narzędziem staje się reklama, która może nam pomóc pozyskać  klientów dla nowego biura rachunkowego. Nie mniej jednak same hasła np. na billboardzie okazują się być niewystarczające, dlatego reklama powinna być odpowiednio skomponowana tak aby zainteresować i przyciągnąć potencjalnych klientów. W dużej mierze chodzi o to, aby pokazać klientom jak możesz pomóc rozwiązać ich problemy, tak aby odciążyć ich od nadmiaru obowiązków.

Dodatkowe usługi

Oferty rynkowe biur rachunkowych są bardzo zróżnicowane i coraz trudniej jest znaleźć usługę którą będziemy się wyróżniać. Klienci bardzo cenią tego typu dodatki szczególnie gdy nie muszą wnosić opłat z ich tytułu. Szereg usług dodatkowych ma na celu ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej, ta perspektywa może przyciągnąć znaczną liczbę klientów, którzy chętnie skorzystają z darmowych usług wspomagających ich biznes tj. darmowe doradztwo.